Yrityksen tavat toteuttaa liiketoimintaa heijastavat sen toiminnan laatua. Nämä tavat ovat sovittuja käytäntöjä, jotka muodostavat yhdessä yrityksen toimintajärjestelmän, kun ne on laitettu tarkastelun alle ja kirjoitettu muistiin. Yhdessä sovitut käytännöt liittyvät johtamiseen, henkilöstökysymyksiin, palveluiden kehittämiseen, projektinhallintaan, tarjous- ja sopimustoimintaan sekä hankinta-asioihin. Toimintajärjestelmässä huomioidaan samalla turvallisuuteen ja ympäristöön liittyvät vaatimukset.
Yrityksen olisi hyvä kehittää toimintajärjestelmäänsä, jotta toiminnan laatu ja sitä kautta myös yrityksen tavoitteet saavutetaan.
Toiminnan kehittäminen lähtee tietysti yrityksestä itsestään. Halutaan jäsentää toimintaa, kuvata nykykäytäntöjä ja tehdä asiat vähän paremmin kuin eilen. Lopullisen kehitystyön tekeekin yrityksen johto ja koko henkilöstö yhdessä. Useimmiten kehittymisen tiellä tarvitaan kuitenkin jonkinlaista ulkoistakin ohjausta. Tällaista apua on saatavilla muun muassa arviointipalveluiden muodossa. Meidän oma palvelumme on RALA-sertifiointi, jonka avulla rakennusalan yritykset pääsevät tarkastelemaan toimintaansa alalle sopivien työkalujen ja RALAn arvioijien avulla.
Arviointeja tehdessäni olen huomannut, että vaikka yritykset käyttävät hienosti monenlaisia keinoja toimintansa kehittämiseen, kaksi merkittävää menettelyä jää useimmilta yrityksiltä huomioimatta. Näillä menettelyillä tarkoitan sidosryhmien antaman suullisen palautteen sekä projektin sisäisessä loppupalaverissa käytävän keskustelun hyödyntämistä.
Tiedämme, että annetun palautteen avulla yritys pyrkii muodostamaan kuvaa siitä, miten asiakkaat ja muut yhteistyökumppanit näkevät sen suoriutuvan tehtävistään. Palaute auttaa yritystä korjaamaan toimintaansa ehkä jopa projektin aikana tai ainakin tulevissa projekteissa. Palautetta ei kuitenkaan aina saada muodollisten lomakkeiden ja kyselyjen avulla, vaan joskus kallein lahja saapuukin suullisessa muodossa. Monesti nämä suulliset palautteet jäävät ilmaan, eikä niiden arvoa pystytä silloin hyödyntämään. Yrityksissä tulisikin miettiä keinoja kirjoittamattoman tiedon eteenpäin saattamiseen.
Yksi keino tallentaa arvokas tieto olisi ohjeistaa henkilöstöä lähettämään kuulemansa mahdollisimman pian sähköpostitse esimerkiksi laatupäällikölle. Laatupäällikkö taas kirjaisi hänelle toimitetut palautteet yhteen paikkaan. Voisiko työntekijöitä motivoida tähän kuukausittaisella arvonnalla kaikkien palautteen toimittamiseen osallistuneiden kesken? Tai entä jos yrityksessä palkittaisiinkin hyödyllisimmän palautteen eteenpäin toimittanut työntekijä?
Toinen menettely, jonka avulla yritykset voisivat kehittää toimintaansa nykyistä paremmin, on projektikohtainen loppupalaveri, joka käydään oman porukan kesken. Viimeisessä palaverissä tulisi käsitellä työskentelyn huippukohdat ja kehitysalueet. Ennen kuin kiirehditään seuraavan projektin pariin, keskusteluun osallistuvien tulisi pohtia, mikä meni hyvin ja minkä vuoksi. Lisäksi pitäisi listata esiin tulleita hankaluuksia ja muistella sitä, miten vaikeudet korjattiin ja miten ne voitaisiin ennakoida tehokkaammin tulevaisuudessa.
Laadukkaalla tekemisellä rakennetaan laadukasta lopputuotetta. Ystävällisesti kehotankin yrityksiä tutkimaan nykyisiä toimintatapojaan ja pohtimaan, miten niistä hiottaisiin entistä sujuvampia. Kannustan yrityksiä myös jakamaan omia hyviä kehityskäytäntöjä yhteistyökumppaneilleen. Hyvät käytännöt ja niiden myötä hyvä suunnittelu ja rakentaminen koskettavat lopulta koko yhteiskuntaamme.
Harri Saarinen
RALAn pääarvioija
05.02.2016
| Tviittaa |
Lisää blogeja:
